Žijeme v digitální době, podnikáme online, offline svět odchází do pozadí. Online svět se dá skvěle optimalizovat oproti tomu offline světu. Ovšem kdo se má vyznat ve všech těch možnostech a softwarových produktech? A co se nám vyplatí?
Analýza procesu
Prvním krokem k úspoře naší energie a času je analýza celého procesu. Musíme vědět co chceme vylepšit. Abych byl konkrétnější, můžeme si například zmapovat celou cestu zákazníka včetně všech akcí, které musí zákazník nebo my udělat. Ať už je to odeslání přihlašovacích údajů do aplikace, poslání faktury nebo přidání kontaktu do emailové databáze.
Které činnosti?
Musíme se zaměřit na všechny akce, které jsme našli v procesu a prozkoumat možnosti automatizace či optimalizace. Jestliže potřebujeme odeslat manuálně email zákazníkovi, můžeme si bokem připravit šablonu emailu a tu vždy upravit dle potřeb. Jestliže email je možné odesílat automaticky jen s vyplněnými proměnnými z naší aplikace (eshopu), stojí za to zvážit plnou automatizaci.
Kolik nám bere akce času?
Podstatnou informací je, jak často se tato činnost opakuje a kolik času nám zabírá každý měsíc. Jestliže je tento čas nezadbatelný, uvažujme o automatizaci.
Jakou máme chybovost?
Jsme lidi, chyby děláme pořád. Nejsme stroje a přehlédnout nějakou informaci či splést datum je jednoduché. Jak velký je dopad naší chyby? Ztratíme tím zákazníka?
Náklady na automatizaci
Kolik nás bude stát automatizace? Budeme muset vyvíjet vlastní script nebo nám stačí něco naklikat v externí aplikaci? Kolik nás to bude stát? Tato informace může být vyjádřena buď v čase nebo penězích. Také je možné, že budeme muset zaplatit externí aplikaci, která za nás danou práci vykoná a tím pádem naše náklady budou měsíční, nikoli jednorázové.
Chceme to automatizovat?
Ačkoli některé akce dokážou nám nebo zákazníkovi ušetřit čas, ne vždy je to pro nás žádoucí. Skvělým příkladem je žádost o vrácení peněz ve zkušební době.
Pojďme si vytvořit tabulku
Vše si přehledně zapíšeme do tabulky, abychom získali skvělý přehled nad jednotlivými akcemi.
| Kdo | Činnost | Strávená doba na akci | Počet opakování za měsíc | Možná úspora na 1 akci | Možná úspora celkem | Chybovost | Závažnost chyby | Dopad chyby | Jednorázové náklady na automatizaci | Měsíční náklady při automatizaci | V čem spočívá automatizace/optimalizace | Nevýhoda automatizace |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| My | Registrace zákazníka do aplikace vč. odeslání emailu | 5 minut | 10 | 5 minut | 50 minut | 5% | Vysoká | Uživatel se nedostane do aplikace | 2 hodiny | 0 Kč | Automatické poslání emailu s vloženými údaji | |
| Zákazník | Žádost o vrácení peněz ve zkušební době – poslání emailu | 5 minut | 0-1 | 3 minuty | 2 minuty | 1% | Malá | Další komunikace k upřesnění detailů | 2 hodiny | 0 Kč | Vytvoření formuláře s validacemi v uživ. rozhraní | Ztratíme více zákazníků, kteří se např. nechtěli naučit aplikaci používat |
Vylepšení tabulky
Tabulku si můžete doplnit o další sloupce. Mohlo by být užitečné si tam připsat, kdo danou automatizaci musí udělat, zda to budete vy, programátor nebo markeťák…
Jak to automatizovat
Je možné, že nebudete vědět, zda se některé činnosti dají automatizovat. Proto si tabulku nechte doplnit od vašeho markeťáka či programátora. Pro spoustu automatizace existují aplikace, které je potřeba nastavit, udělat propojení atd. S tímto vám pomůžou experti na danou oblast, kteří přesně ví, jak se to řeší. Díky tomu vám také budou schopni spočítat náklady.
Vyberte činnosti pro automatizaci
Jestliže máte kompletní tabulku, můžete vybrat činnosti, které necháte automatizovat. To vám neskutečně pomůže v dalším rozvoji, jelikož získáte čas, peníze a minimální chybovost.
Optimalizovat/automatizovat můžete i osobní záležitosti
Zkuste se zamyslet, co byste mohli zefektivnit i mimo podnikání. Dám vám jednoduchý příklad a to je například automatizace na bankovních účtech. Můžete si vytvářet pravidelné platby, nechávat si posílat upozornění na velké odchozí platby (ať si to nemusíte kontrolovat a přihlašovat se do internetového bankovnictví).
Když píšete email, nadefinujte si v nastavení emailového klienta patičku s vlastním podpisem. Ušetří vám to čas. Každý z nás může vylepšit proces desítek nebo stovek činností. Napište si do tabulky i ty nejmenší kroky.
Nechte si vytvořit automatizované testy + nástěnka, reporty
Jestliže chceme mít něco pod naprostou kontrolou, můžeme si nechat naprogramovat testy, které odhalí různé problémy. Někde docházejí peníze? Přestal vám fungovat registrační formulář? Dochází místo na serveru? Dokonce si můžeme nechat vytvořit nástěnku, ve které uvidíme ty podstatné informace a reporty testů. Možností je nespočet.
Chcete něco dodat?
Podělte se o vaše tipy na automatizaci v komentářích.